社畜の無駄会議を短くする進め方-5つのアイデア-

会議をする時間制の画像

社畜会議

社畜にとって長すぎる会議は避けられない問題です。

私も週15-20時間は打ち合わせです。

通常の勤務時間の半分に迫る勢いです。

 

私は会議自体は割と好きです。

でも長い会議はそれ以上に大嫌いです。

 

なので会議の時間を縮めようとタイムアタックに挑戦しています。

この記事では、二時間半掛かっていた課の定例会を一時間半まで縮めた時の考え方を紹介します。

 

 

会議を長引かせないための5つのアイデア

 長引く理由は5つあります。 

理由①目的が決まっていない

 会議の着地点が決まっていないため、終わらない会議があります。決まっている場合でも、参加者がその目的を認識していない時もあります。

 目的が定まっていない会議は自分探しの旅と同じです。終わりが見えません。目的地までの道筋を定められません。

 開始時に会議の目的を参加者全員で共有するようにしましょう。

理由②必要ないマウンティング

 結論は既に出ているのに、関係者の面子の問題で終わらない会議があります。結論の発言者の立場が弱い場合、お金や責任に関する会議でこの問題に直面することがあります。

 参加者や会議の目的がセンシティブな場合は事前に根回しをして方向性を決めておいた方がいいと思います。

理由③参加者が多すぎる

 参加者が多すぎて議論が纏まらないケースもよくみられます。人が増えれば増えるほど、議論が散見する可能性は高まります。

 その問題を議論するのに必要な人だけに参加を呼び掛けるようにしましょう。また、自分が参加しなくてもいい会議はできるだけ断ることも大事です。

理由④話が脱線する 

 会議で話が脱線する、そのようなケースにも注意が必要です。会議に参加する社畜はそれぞれ得意分野があります。会議に貢献するために積極的に発言してくれるのはありがたいのですが、脱線した場合は即時の軌道修正が必要です。

理由⑤時間制限がない

 時間制限がないのも問題となり得ます。人は制限時間がない場合はだらだらとしてしまうものです。時間制限を設け、適切に進捗管理をすることで、余計な議論や会議の延長を防ぐことができます。

 自分で時間制限を設けにくい場合は、別の予定の直前に会議を入れるなど、会議の時間帯を工夫するのが良いです。

 

まとめ

 会議を早く終わらせるコツ

  • 会議の目的を明確にする
  • 長引きそうなら根回しする
  • 余計な人を呼ばない
  • 話を脱線させない
  • 時間制限を設ける