【社畜の業務改善】新システムを入れても大抵計画通りの効果は出ない

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自動化AI社畜

業務改善は社畜の命題です。

そのために新システムやツールを導入しようとする社畜も多いでしょう。

そんな社畜の皆様に注意するべきことを伝えます。

 

 

計画通りの効果は出ません

 昔から人の業務を支援するシステムはいろんな種類がありました。SFAやCRM、最近ではRPAが流行りのあれです。

 「○○社で効果が出ました」

 「御社の業務を可視化することで最適化できます」

 こんな台詞でシステム屋さんやコンサル屋さんから紹介されることもあったでしょう。

 このようなシステムの導入を検討されている方、要注意です。

 どんなシステムを導入したとしても、当初予定していた通りの効果が出ることは稀です。

 

なぜ計画通りの効果は出ないか

 大枚はたいて導入した新システムが効果を発揮しない、社畜にとってこんなに辛いことはありません。

 何故効果が出ないかというと今から上げる3つの理由があります。

 

理由①:十分な業務分析が行われない

 業務支援システムを入れる場合、業務分析を行います。どの業務にどういった形で適用するのが一番効率的かを見極めた上で導入する必要があります。

 しかし、この業務分析で十分な時間を取らずに予算の都合やや偉い社畜の鶴の一声で導入することの多いこと多いこと。

 また、業務分析はその業務とシステムに精通した社畜が行う必要がありますが、そういった社畜がシステム導入の担当となることはまれです。

 このような場合、実際の業務とは外れたシステムが現場に導入されることになります。結果、計画通りの効果を出せず、ひどい時は入れたまま放置されることもあります。

 

理由②:維持管理が十分に計画されない

 新しいシステムを入れた場合、そのシステムの維持管理業務が新しく発生します。システムや機器の保守費用も発生します。何故かこの事は導入時には見落としがちです。

 よくあるケースだと、導入社畜が導入時に解決できない課題を、運用でカバーするの名の元に、運用社畜に押し付けて逃げ切ることがあります。導入社畜は入れたらおしまいなので、データ入力は定期的に手打ち入力とか平気で言ってきます。押し付けられたシステムでは運用社畜もやる気は出ません。

 他にもシステムの操作者や職制変更の反映など考えなければならない運用はたくさんあります。

 どんな有用なシステムであっても、適切な維持運用をされなければ効果を発揮することは出来ませんが、その維持運用が運用社畜を汲んだものであることは稀です。

 

理由③:最終的な意思決定は人がする

 どんな優れたシステムを採用したとしても最終的な意思決定は社畜自身でする必要があります。そのため、システムは正常に動いているのに社畜が業務を止めてしまう場合があります。

 例えばこのような場合です。

  • システムを社畜が無視する
  • システムを社畜が放置する

 前者はシステムの動作やロジックが信用できず、社畜がシステムを無視して今まで通りのやり方を貫き通す場合です。

 後者は操作方法が分からないなどの理由でシステムを放置し、有効活用されない場合です。

 いずれの場合も現場の担当社畜がシステムの効果や動作、適用範囲について十分な理解を得られていないことが原因です。

 

まとめ

 業務支援システムで効果を出すためには以下の対応が必要です。

  • 十分な業務分析
  • 適切な維持運用
  • システムに関する理解