業務の標準化と属人化、属人化にも利点あり

 

何かを閃いた社畜の画像

社畜の閃き

「業務を標準化せよ」

「属人化を排除せよ」

 社畜の職場ではそんな声が日常的に聞こえてきます。業務の標準化は正義、属人化は悪という風潮。本当にそうなのでしょうか?

 

 

標準化による利点

標準化とは

 自由に放置すれば、多様化、複雑化、無秩序化する事柄を少数化、単純化、秩序化すること

出展:日本工業標準調査会:工業標準化とJIS

 標準化の利点は均一化と互換性に有ります。業務にルールを定め、書式や判断基準を統一することで、各人の業務効率やアウトプットを一定以上に保つ効果があります。

 業務改善においてもルールの修正とその教育をすることで一定の成果が見込めますし、効果測定も容易です。

 一方、属人化された業務は、各人により多様化されておりますので、効率やアウトプットがばらばらです。

 管理する立場から見たら標準化の方が圧倒的に優位です。

 

属人化に良いところはないのか

 そんな属人化にも良いところはあります。

①時々すごいことが起こる

 みんながばらばらにやっていると、時々すごい成果を出す人が出てきます。偶然か、何か秘訣を見つけたかはその時次第ですが、標準化された業務にはない魅力です。

 その成果と理由を分析し、各担当に反映することができれば、会社の発展にとっても有意義でしょう。

②変化への対応が早い

 標準化された業務を変更する場合、時間がかかります。ルールや書式を変更し、それに不備がないかを確認し、教育して、といった具合です。

 属人化された業務はそんな手続きは不要なので、担当がその気になったらすぐ変更できます。変化が早い業界、仕事にはこの特性が優位に働きます。

③社畜のやる気が上がる

 属人化された業務とはすなわち人任せです。社畜は仕事を任されていることを実感し、自分の裁量で働けることに喜びを感じます。

 その結果、社畜のモチベーションが上がります。モチベーションが上がれば、職場の雰囲気も良くなり、成果も上がりやすくなります。

 

会社や業務に合った方針を

 巷では業務の標準化が声高に主張されていますが、属人化された業務にもいい点はあります。

 大事なのは業界や業務の特性に応じて、適切に方針を決めることだと思います。

標準化に適した業務

  • 安定した成果が求められる業務
  • 人の流動性が高い業務
  • 極端に頻度が高い業務

 →事務作業、同一製品の製造、受付やコールセンターなど

属人化に適した業務

  • 安定性より大きな成果が必要な業務
  • 人の能力依存が大きい業務
  • 業界の変化にいち早く対応する必要がある業務

 →営業活動、商品開発、事業の企画など